Software
Ähnlich wie gute Hardware ist auch gute Software notwendig um ein Betrieb vernünftig am Laufen zu halten.
Angefangen von Betriebssystemen wie Windows auf Servern und Clients oder auch Linux, das meist serverseitig eingesetzt wird, gibt es einige Produkte, die einem Unternehmen das tägliche Leben deutlich erleichtern, auf dieser Seite dazu ein Auszug. Weitere Produkte natürlich jederzeit auf Anfrage, bitte einfach kontaktieren!
Mailarchivierung
via Mailstore
Mailstore ist eine Software für E-Mailarchivierung. Das hört sich so direkt mal gar nicht so dramatisch überragend an – bis man Mailstore verwendet hat. Dann ändert sich das.
Sämtliche Ihrer Mails werden von diesem Dienst laufend archiviert und komplett Volltext-indiziert. Im Anschluss sind also ihre Mails mit einer Textsuche nicht nur auffindbar, sondern pfeilschnell auffindbar! Sie können dabei die Suchkriterien deutlich besser eingrenzen als es bspw. bei der integrierten Suche in Outlook der Fall ist, die Suche ist schneller, granularer und zusätzlich werden auch sämtliche Anhänge mit in den Index aufgenommen, sodass Sie bei einer Suche nicht nur die Mails gelistet bekommen, sondern auch sämtliche Mails deren Anhänge die gewünschten Daten enthalten. Die Suchfunktion kann dabei deutlich einfacher auch auf Sender, Absender oder nach Datumskriterien filtern und es gibt die Möglichkeit auch in anderen Postfächern zu suchen. Speziell, wenn Mitarbeiter ausscheiden ist das für deren Nachfolger eine extrem hilfreiche Funktion! Sie können dadurch nicht mehr benötigte Postfächer schließen, müssen dafür also keine Lizenzen mehr bezahlen und haben trotzdem von beliebig vielen Arbeitsplätzen auf Ihr und auch die Postfächer Anderer Zugriff.
Sehr wesentlich ist bei Mailstore auch, dass Ihre Mails rechtssicher archiviert werden.
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailStore Server kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.
Wir bieten Ihnen Mailstore auch als virtuelle Lösung oder als gesharten Dienst an. Jederzeit kann er natürlich auch auf ihren eigenen Servern installiert werden. Auch Postfächer in Office 365 können damit archiviert werden.
Mailserver
Bei Exchange und Zimbra ist es möglich Kalender zu teilen, gemeinsame Adressbücher zu verwenden (bei Exchange als Ordner und auf Mobilgeräten nicht sichtbar, bei Zimbra auf Mobilgeräten als direkt zusätzliches Adressbuch sichtbar) und Mailordner können sowohl gesamt vom Posteingang weg als auch nur einzelne Unterordner mit anderen geteilt werden. Funktionspostfächer wie „Office“ oder „Buchhaltung“ sind dabei Standard und können meist von mehreren Personen bearbeitet werden. So bleibt auch bei Urlauben oder Krankenständen nichts liegen.
SMTP/IMAP-Server
Via reinem SMTP und IMAP können Sie einfache Mailumgebungen einrichten, die Mails empfangen und natürlich auch versenden können, wobei die Übertragungen verschlüsselt werden. Sie können damit jeden Standard Mailclient verbinden, d.h. angefangen mit Outlook oder Thunderbird auf PC’s oder Notebooks mit Tablets über diverse Apps bzw. Mobiltelefone via den integrierten Mailfunktionen. Nicht vorhanden sind in diesen Standardsystemen beispielsweise die Funktionalität für die Synchronisierung von Kontakten oder Kalenderdaten und auch nicht das Freigeben des eigenen Postfachs für andere.
Exchange
Das Standardprodukt von Microsoft, das die wesentlichsten Funktionen wie den Empfang, Versand und die Synchronisierung von Mails, Kalender und Kontakten – auch mit Ihren mobilen Geräten, also Tablets, Handy’s udgl. – bietet. Was immer Sie am PC od. Notebook mit bspw. Outlook versenden sehen Sie anschließend auch am Handy und umgekehrt. Für Exchange wird als Betriebssystem ein Windows Server benötigt – empfohlen wird eine separate Installation auf der sonst nichts anderes läuft.

Zimbra
Mit Zimbra erhalten Sie ein Produkt, das sowohl die Funktionen von Exchange abbildet, als auch zusätzlich bspw. ermöglicht zentral gewartete Firmenadressbücher zu pflegen, die auch auf mobilen Geräten als richtige Adressbücher aufscheinen. Zimbra läuft komplett unter Linux, Sie müssen also keine Windows Server kaufen. Unterstützt werden dabei die gängigsten Linux-Distributionen wie CentOS, Ubuntu & Co.

Dokumentenmanagement
Agorum Core ist ein Dokumenten Management System (DMS) aus Deutschland und bietet einen sehr großen Funktionsumfang. Unabhängig von Ihrer Branche bietet in Agorum Funktionen im Management Ihrer Dateien. Durch das reine Ablegen Ihrer Daten indexiert und kategorisiert Agorum Ihre Dateien und ordnet sie Kunden oder Projekten zu. Damit können Sie sofort die Verwendung und Integration Ihres CRM’s verbessern.
Auch Ihr Projektmanagement wird dadurch einfacher: Sie legen Ihre Daten am Fileserver ab, Agorum scannt alle Dateien durch und indexiert alles so, dass Sie Ihre Daten schneller durchsuchen können als mit jeder Dateisuche.
Im Handumdrehen haben Sie während eines Gesprächs die Datei(en) gefunden die ein Kollege kürzlich abgelegt hat und zu denen ein Kunde grade noch Rückfragen hat.
Die Integration von Workflows ist ebenfalls sehr umfangreich möglich.
Sie möchten bspw. einen Workflow für die Freigabe von Rechnungen etablieren? Kein Problem. Eine Rechnung kommt im Unternehmen an, entweder per Mail, dann kann Agorum diese direkt verarbeiten oder per Post und jemand scannt die Rechnung in einen bestimmten Ordner am Fileserver. Agorum erkennt anhand von Details wie dem Lieferanten oder bestimmten Bestellcodes od. Projektnummern bei welcher Person die Freigabe dieser Rechnung einzuholen ist. Ist die Freigabe eingeholt und bestätigt geht diese automatisch weiter zur Buchhaltung und kann überwiesen werden. Selbst dabei kann Agorum noch helfen und einen Datensatz exportieren der von ihrer Buchhaltungs-/Bankingsoftware importiert werden kann.
Wenn im Lager neue Waren ankommen können die Bestellinfos sofort über ihren Kopierer gescannt werden: Agorum nimmt die gescannten Informationen, wertet diese aus und überprüft ob die fakturierten Preise der Materialien korrekt abgerechnet wurden. Sollten hier höhere Preise abgerechnet sein als mit Ihrem Lieferanten vereinbart sind, so scheint das auf, Sie erhalten eine Information und können das reklamieren.
Speziell standortübergreifend kann dies sehr viele Abläufe verbessern. Wenn beispielsweise Rechnungen an einem ausländischen Standort, möglicherweise sogar einer anderen Zeitzone, gescannt werden, können die Prozesse soweit automatisiert werden, dass bei geringeren Beträgen Entscheider am Standort diese freigeben dürfen. Bei höheren Beträgen, wenn keine Projektnummern zu finden sind oder bei unbekannten Lieferanten geht die Freigabe sofort über das Headquarter.
Dies sind nur einfache Beispiele die aufzeigen sollen wie Workflows funktionieren können – hier sind der Kreativität nur wenige Grenzen gesetzt. Auch die Entwicklung von Schnittstellen ist möglich.
Backup & Restore
Alle genannten Lösungen bieten auch Backups auf entfernte Cloudspeicher an, sei es via FTP oder anderen Protokollen. So können Sie sicher sein, dass Ihre Daten auch tatsächlich ausser Haus abgelegt sind und Sie im Brandfall nicht auch die Sicherung verloren haben.
Datensicherung auf externe Festplatten? Die meisten Lösungen bieten das heute, in vielen Fällen bieten externe Platten dafür auch ausreichend Platz und erleichtern so die Handhabung!
Altaro Backup
Altaro bietet Sicherungs- und Replikationslösungen für physische Server, die Virtualisierungsumgebungen VMWare und Hyper-V und Office 365 an. Was die meisten nicht wissen, ist, dass Microsoft ihre Office365-Daten nicht sichert. Bei Datenverlust, sei es auch nur wegen fälschlichem Löschens, sind die Daten wirklich weg. Genau dafür wurde Altaro Office 365 Backup entwickelt. Sie können die Sicherungen über eine Onlinekonsole überwachen und steuern und haben so auch aus der Ferne schnell eine Übersicht über den Stand Ihrer Sicherungen.
Iperius Backup
Iperius Backup ist eine kleine, einfache, günstige und gut funktionierende Backuplösung. Von einzelnen Dateien über Datenbanken bis hin zu virtuellen Maschinen wird alles unterstützt. Alternativen wie Altaro oder Veeam können einiges davon zwar granularer als Iperius – aber – was hier noch üblich ist, jedoch andere bereits vor langem abgelegt haben: Sie kaufen und zahlen einmal und können die Software samt aller künftigen Updates für immer benutzen.
Veeam
Veeam ist praktisch die ultimative Lösung, wenn es um Datensicherung in Virtualisierungsumgebungen geht. Sichern im Betrieb mit Snapshots, Restore einzelner Dateien einer virtuellen Maschine aus einer Komplettsicherung der virtuellen Maschine heraus, Rücksicherung einzelner Postfächer oder Mails aus einer Exchange-Sicherung, Anstarten einer virtuellen Maschine während diese gerade zurückgesichert wird uvm.
Div. Backupscripts
In nicht standardisierten Umgebungen, wenn bspw. eigene Produkte oder Tools entwickelt wurden, ist es oft nicht sinnvoll möglich mit Standardbackupsoftware zu arbeiten. In diesem Fall kann man eigene Backupscripts entwickeln und damit dann seine Daten so exportieren und wegsichern wie Sie das gerne haben möchten.
Grade im Linux/Unix-Umfeld mit all den vielen selbstentwickelten Scripts & Tools kommen auch sehr oft eigene Backupscripts zum Einsatz. Notwendig sind diese auch, wenn Sie die Konfigurationen von Routern, Switches oder anderen speziellen Netzwerkkomponenten sichern möchten zu denen Standardprodukte von Altaro, Iperius, Veeam & Co keine Schnittstellen haben. Anders ist es anders gar nicht möglich.
Helpdesk
Redmine
Redmine ist ein einfaches Ticketsystem das Tickets bzw. Anfragen erfassen kann in dem es Postfächer abfragt oder in dem einfach Tickets in der Weboberfläche erstellt und bearbeitet werden. Bei der Bearbeitung kann der Status mit einigen Kriterien erfasst und auch mit entsprechenden Kommentaren ergänzt werden. Bei Änderungen können sowohl die Bearbeiter wie auch die Kunden über die letzte Aktion informiert werden, sodaß alle am aktuellen Stand zum Thema sind. Redmine ist kostenlos & OpenSource.
Easy Redmine
EasyRemine ist praktisch der große Bruder von Redmine. EasyRedmine ist erweiterbar, hat eine modernes Design, kann Gantt-Diagramme zeichnen, es können Projektvorlagen genutzt werden, des gibt ein vernünftiges Dashboard, Diagramme, Chatfunktionen uvm. Aufgrund es modernen Designs kann man EasyRedmine auch auf mobilen Geräten gut nutzen und kann via Erweiterungen geschäftliche Prozesse wie Ressourcenmanagement, Agile Entwicklung, Help Desk, Finanzcontrolling und CRM unterstützen. Es kann von Redmine auf EasyRedmine upgegraded werden. Easy Redmine ist eine kommerzielle Lösung.
Zammad
Zammad ist bereits ein große Lösung und bietet sowohl ein Ticket-/Helpdesk-System an wie auch die Möglichkeit eine zentrale Dokumentation aufzubauen und damit ihr Wissen an einem Punkt zu sammeln. Es können damit auch Aufgaben verwaltet werden, es ist mehrsprachig, branden ist möglich, das Verwenden von Textbausteinen erleichtert in vielen Fällen die Kommunikation, es gibt einen integrierten Chat, eine Volltextsuche, die Möglichkeit Kunden Zugang zu geben, eine Zeiterfassung, sie können Tickets spalten oder auch zusammenfassen, diverse Integrationen zu Slack, Telegram, Monitoring-Diensten, SLA’s, Grafana zur optischen Darstellung von Daten/Statistiken, Funktionen wie Single Sign On und eine LDAP-Integration helfen auch bei der Einführung in großen Unternehmen sehr.
Zammad gibt es kostenlos oder auch kommerziell mit Support.
Track It!
Track It! ist eine rein kommerzielle Lösung, hoch professionell und bietet nicht nur HelpDesk/Ticketing, sondern richtiges Asset Management, Change Management nach ITIL, ein Self-Service Portal, gute Reports über alle Funktionen, ein integriertes Lizenzmanagement für jegliche eingesetzte Software, selbst die Verwaltung ihrer Drucker und Handy’s ist kein Problem. Wer nach ITIL arbeiten möchte oder bspw. ISO-Zertifizierungen anstrebt sollte sich dieses Produkt auf jeden Fall ansehen.